Сверка фонда заключается в сборе информации о единицах хранения, физически находящихся в отделе, и формировании на основе этой информации, а также на основе данных о документах, находящихся на руках у читателей, актов сверки, списания и т.п.

Для проведения сверки фонда отдела выберите в главном меню программы пункт Каталоги --> Сверка фонда.

Появится окно Сверка фонда:

В этом окне содержится список документов, учтенных в процессе сверки и статистика по ним (нижняя часть окна).

Внимание!
Первоначально этот список пуст.

Учет единиц хранения можно производить двумя способами:

• с помощью беспроводного сканера бар кода,

• с помощью терминала для сбора данных.

В первом случае в окне Сверка фонда выберите пункт меню Сверка фонда --> Добавить сведения о единице хранения.

Появится окно Добавить сведения о единице хранения:

Установив курсор в поле Бар кода можно производить сканирование бар кодов единиц хранения.

Если помечено поле Проводить автоматически, то нажимать кнопку Добавить-Enter не надо.

Внимание!
Сканер должен быть настроен таким образом, чтобы по окончании сканирования автоматически генерировался символ возврата каретки (ASCII код - 13).

Для идентификации единиц хранения кроме бар кода можно использовать и Инвентарный номер. Для этого введите номер с клавиатуры в поле Инвентарный номер и нажмите кнопку Добавить-Enter.

По окончании процесса сканирования бар кодов закройте окно. В окне Сверка фонда появится список учтенных единиц хранения.

Во втором случае, после того как в терминале сбора данных собраны сведения о единицах хранения, их необходимо импортировать в файл с помощью программы, входящей в комплект поставки терминала сбора данных (файл должен состоять из строк, содержащих бар коды, каждый бар код в отдельной строке).

Внимание!
Для формирования файла потребуется дополнительное программирование терминала сбора данных.

После того, как файл сформирован, выберите пункт меню Импорт данных о единицах хранения.

Появится окно Импорт данных о единицах хранения.

В поле имя файла введите полное имя сформированного файла и нажмите кнопку Импортировать.

В верхней части окна Сверка фонда находятся поля, по которым можно осуществлять поиск.

Для поиска единицы хранения наберите любой фрагмент названия, продолжения названия, автора в поле Документ и нажмите клавишу Enter.

Аналогично можно найти единицу хранения по Бар коду или Инвентарному номеру.

Найти документ также можно, выбрав пункт меню Поиск документов (См. Поиск документа).

Чтобы удалить информацию о единице хранения из списка, отметьте курсором соответствующую строку и выберите пункт меню Сверка фонда --> Удалить.

Если возникнет необходимость заменить бар код для единицы хранения или отредактировать сведения о документе в целом, установите курсор на строку с редактируемым документом и выберите пункт меню Документ --> Изменить бар код или Документ --> Редактировать соответственно (См. Каталоги структурных подразделений).

Для проведения новой сверки нужно очистить ранее сформированный список. Для этого выберите пункт меню Сверка фонда --> Очистить список (Новая сверка).

В АРМе возможно получение различных выходных форм: формирование и распечатка списка учтенных единиц хранения, актов сверки, списания и т.п. (пункт меню Выходные формы ).

Механизм настройки выходных форм (перечень, внешний вид) является внешним по отношению к системе. Для его использования необходимо обладать определенными знаниями в области языка SQL и MS Excel. В случае необходимости добавить/изменить выходную форму, необходимо обратится к персоналу, обеспечивающему техническую поддержку системы.